Contratar a su primer empleado es un momento emocionante. Pero también es el momento de mayor responsabilidad contable: un error en la nómina puede generar multas laborales, demandas y problemas fiscales que cuestan mucho más que lo que se ahorró por no hacerlo bien desde el inicio.
Componentes de la nómina
| Concepto | Lo paga el empleador | Lo paga el empleado |
|---|---|---|
| Salario base | ✅ | |
| Horas extra | ✅ (con recargo) | |
| Bonificaciones | ✅ | |
| Seguridad social (patronal) | ✅ (7-15% adicional) | |
| Seguridad social (laboral) | ✅ (3-7% del salario) | |
| ISR sobre salario | ✅ (retenido por el empleador) | |
| Vacaciones | ✅ (14-30 días según antigüedad) | |
| Aguinaldo / 13° salario | ✅ |
El costo real de un empleado
El salario que negocia con el empleado no es lo que realmente le cuesta. Al sumar cargas sociales, prestaciones y costos indirectos:
Costo real ≈ Salario bruto × 1.35 a 1.50
Un empleado con salario de $1,500/mes realmente le cuesta entre $2,025 y $2,250 al mes.
Proceso de nómina paso a paso
- Registre las horas normales y extras: Control de asistencia preciso
- Calcule el salario bruto: Base + horas extra + comisiones + bonos
- Aplique deducciones del empleado: ISR, seguridad social laboral, préstamos
- Calcule el salario neto: Bruto − deducciones = lo que recibe el empleado
- Calcule cargas patronales: Seguridad social patronal, prestaciones
- Registre contablemente: Gasto de nómina, pasivos laborales, retenciones por pagar
- Pague y archive: Deposite al empleado, archive el recibo firmado
Errores comunes de nómina en PyMEs
- No formalizar la relación: Contratar "de palabra" es un riesgo legal enorme
- Calcular mal las horas extra: Tienen recargos del 35-100% según el día y horario
- No provisionar vacaciones y aguinaldo: Llega diciembre y no tiene para pagar
- No pagar seguridad social: Las multas patronales son severas
- No emitir recibos de nómina: Sin comprobante, el empleado puede reclamar no haber recibido el pago
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo hacer la nómina yo mismo o necesito un especialista?
Con 1-5 empleados, un software de nómina puede guiarlo. Con más de 5 empleados o si tiene casos especiales (contratos temporales, comisionistas, trabajadores remotos internacionales), es recomendable contar con un especialista laboral que valide sus cálculos y le mantenga al día con cambios legislativos.
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