El inventario es dinero estancado en forma de productos. Tener demasiado inmoviliza capital; tener muy poco significa perder ventas. El sistema que elija para controlarlo determina si tiene visibilidad en tiempo real o si navega a ciegas hasta el próximo conteo físico.
Los dos sistemas de inventario
| Característica | Periódico (físico) | Perpetuo (continuo) |
|---|---|---|
| Actualización | Al hacer conteo físico (mensual, trimestral) | En tiempo real con cada venta/compra |
| Costo | Bajo (solo requiere personal para contar) | Medio (requiere software) |
| Precisión | Solo preciso el día del conteo | Preciso en todo momento |
| Detección de pérdidas | Se detectan al contar (puede ser tarde) | Detecta discrepancias al instante |
| Ideal para | Negocios pequeños con pocos SKUs | Cualquier negocio con más de 50 productos |
¿Cuándo usar inventario periódico?
- Tiene menos de 50 productos diferentes
- El volumen de transacciones es bajo (menos de 20 ventas diarias)
- Los productos son de alto valor individual y fácil conteo
- No tiene presupuesto para software especializado
¿Cuándo migrar al perpetuo?
- Supera los 50 SKUs o tiene rotación alta
- Necesita saber en tiempo real qué tiene disponible
- Ha detectado pérdidas significativas entre conteos
- Vende por múltiples canales (tienda física + online)
- Necesita calcular el costo de ventas con precisión
Métodos de valuación de inventarios
FIFO (Primero en entrar, primero en salir)
Los productos que compró primero son los que se venden primero. Ideal cuando los costos suben: muestra costos de venta más bajos y utilidades más altas.
LIFO (Último en entrar, primero en salir)
Los productos más recientes se venden primero. En períodos inflacionarios, muestra costos de venta más altos y reduce la carga fiscal. No aceptado en todas las jurisdicciones.
Promedio ponderado
Calcula un costo promedio de todas las unidades disponibles. El más simple de implementar y el más usado por PyMEs.
5 claves para un inventario impecable
- Conteo cíclico: En vez de contar todo una vez al año, cuente una sección cada semana
- Clasificación ABC: Los productos A (20% del catálogo, 80% del valor) merecen control estricto
- Punto de reorden: Defina el stock mínimo que activa una nueva compra
- Responsable claro: Una persona es dueña del inventario, no "todos"
- Auditoría sorpresa: Conteos aleatorios previenen errores y fraude
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué hacer cuando el inventario físico no coincide con el sistema?
Primero investigue la causa: puede ser una venta no registrada, un producto dañado no dado de baja, un error de recepción o un robo. Ajuste el sistema al conteo real, registre la diferencia como ajuste de inventario y documente la causa para prevenir recurrencia.
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